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Das Mysterium rund um den Business Continuity Plan – BCP

Riskexperts | 16. Dezember 2020 | Wirtschaft & Steuern

Ein Maßnahmenkatalog, den jeder braucht und keiner will?

Die Fälle häufen sich. Versicherungen verlangen immer öfter von Ihren Versicherungsnehmern einen Business Continuity Plan. Aber was ist ein BCP eigentlich? Wozu dient dieser Plan? Welche Vorteile bringt ein funktionierender BCP?
Auch wir werden immer häufiger angefragt, einen BCP für ein Unternehmen zu erstellen. Was uns dabei auffällt ist, dass so gut wie jeder Betrieb etwas anderes unter einem BCP versteht. Oftmals entscheiden sich Unternehmen für einen Krisenplan oder einen Notfallplan. Diese sind lediglich Bestandteile des eigentlichen BCPs.
Was steckt also hinter einem BCP? Welchem Zweck dient er? Was erwartet der Versicherer tatsächlich von einem Versicherungsnehmer?
Mit diesen Fragen haben wir uns intensiv auseinandergesetzt und möchten Ihnen die Antworten in diesem Beitrag geben.

Gängige Vorurteile können schnell widerlegt werden
■   „Ein BCP ist extrem teuer“
■   „Die Implementierung des BCP stört meinen operativen Ablauf“
■   „Ein BCP ist viel zu aufwendig – ich habe keine Zeit für diese Dinge“
■   „Ich kenne niemanden, der einen BCP verwendet“
■   „Ein BCP ist ein unnötiger Katalog, der in der Schublade verstaubt“

Jeder dieser Aussagen könnte man sofort zustimmen. Es steckt jedoch sehr viel mehr dahinter und die Vorteile eines BCP lassen diese Argumente schnell verblassen.
Damit ein BCP in einem Betrieb funktioniert und wirksam werden kann, bedarf es einiger Vorarbeit und vor allem auch Aufklärungsarbeit innerhalb des Unternehmens. Ein BCP ist nur dann sinnvoll, wenn er von der gesamten Mannschaft gelebt wird. Mit den notwendigen Maßnahmen und präzise definierten Prozessabläufen können Bewusstsein geschaffen, die Sicherheit erhöht, die Effizienz gesteigert und vor allem richtig viel Geld gespart werden.

Der BCP schafft zahlreiche Vorteile
Ein Business Continuity Plan ist Teil der Unternehmensstrategie, der zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs beiträgt. Er schützt die Kernprozesse und sorgt für eine kurze Wiederherstellungszeit nach einem Schadenereignis (siehe Grafik). Ein BCP, wie er von RISK EXPERTS angeboten wird, entspricht den Kriterien der internationalen Norm ISO 22301 und verhilft bei entsprechender Umsetzung allen Beteiligten zu zahlreichen Vorteilen:

Für Unternehmen
1_ Sicherstellung der Liefer- und Produktionskapazität, Verhinderung von Kundenverlust
2_ Schneller „Back to Business“ nach einem Schadenereignis
3_ Aufzeigen von möglichen Synergien innerhalb der Organisation
4_ Identifizierung potenzieller Einsparungsmaßnahmen
5_ Verminderung von Umsatzeinbußen
6_ Verbesserung der zivilen Verantwortung, sowie des Images eines Unternehmens
7_ Vorsprung gegenüber Marktbegleitern: Zertifizierung als krisensicherer und verlässlicher Geschäftspartner
8_ Ein BCP kann zu verbesserten Versicherungskonditionen führen oder überhaupt als Grundlage für eine Versicherbarkeit dienen

Für MaklerInnen und BeraterInnen
1_ Erweiterte Beratungsmöglichkeiten hinsichtlich der Betriebsunterbrechung
2_ Stärkung des Sicherheitsgefühls bei Ihren Kunden
3_ Erweiterung des Kundennetzwerks mit Hilfe neuer Produkte
4_ Steigerung der Attraktivität am Versicherungsmarkt
5_ Wettbewerbsvorteil gegenüber anderen Versicherungsmaklern
6_ Reduktion der Beraterhaftung

Für Versicherungen
1_ Verkürzung der Betriebsunterbrechungsdauer
2_ Verringerung der monetären Aufwendungen nach Eintritt eines Versicherungsfalls
3_ Minimierung der Wahrscheinlichkeit einer Betriebsunterbrechung
4_ Der BCP schafft Vertrauen zwischen Versicherung und Versicherungsnehmer
5_ Verbesserung des Portfolios und somit Stärkung der Position gegenüber dem Rückversicherer

Wie erkenne ich einen fundierten BCP?
Es gibt bereits zahlreiche Beratungsfirmen, die einen Business Continuity Plan anbieten. Wie aber können Sie überprüfen, ob die angebotenen Dienstleistungen tatsächlich den Vorstellungen der Versicherung bzw. Ihrer Kunden entsprechen? In Anlehnung an die Norm ISO 22301 muss ein BCP folgende Bestandteile enthalten:
■   Vorbereitung, Strategie und Grundlagendefinition
■   Analysen: Prozessanalyse, Risikobewertung und Business Impact Analyse
■   Lösungen zur Sicherung der Betriebskontinuität: Business Continuity Strategie, Notfallplan und Wiederherstellungsplan

Die Erstellung eines Business Continuity Plans kann je nach Umfang einige Wochen in Anspruch nehmen, abhängig vom jeweiligen Kundenbedarf, und dessen Implementierung ist ein fortwährender Prozess für jedes Unternehmen. Doch der damit verbundene Aufwand lässt sich mit folgender Grafik leicht rechtfertigen:

Ein Schadenereignis, das zu einer Betriebsunterbrechung führt, kann mit einem BCP rasch und professionell abgewickelt werden. Sofern kein BCP vorhanden ist bzw. weder entsprechende Präventivmaßnahmen getroffen wurden noch zu setzende Sofortmaßnahmen definiert sind, kann dies zu einer massiven Verlängerung der Betriebsunterbrechung führen, welche weitreichende Folgen und vor allem auch Umsatzeinbußen haben kann.

Wie kann ein BCP in einem Unternehmen funktionieren?
Die Antwort ist einfach: Man könnte dies mit einer Fußballmannschaft vergleichen, die jeden Tag trainiert und ihre Gegner vor jedem Spiel studiert. Wird die Organisation Ihres Kunden so vorbereitet, dass jener in der Lage sein wird, jedes Spiel zu gewinnen. Es geht also darum, die Mannschaft mit einer Technik auszustatten, die zum Unternehmen passt, in dem Wissen, dass jeder Gegner anders ist und jederzeit angreifen kann. Und es ist besser im Ballbesitz zu sein, als auf einen Gegenangriff zu warten.
Und natürlich reicht es nicht aus, ein Dokument mit guten Ideen zu haben, es bedarf regelmäßiger Trainingseinheiten. Und da Übung der einzige Weg ist, um ein Meister zu werden, unterstützen wir Ihre Kunden dabei, mögliche Szenarien für einen schnellen Wiederherstellungsprozess nach einem Zwischenfall zu proben.
Um die Meisterschaftsliga zu gewinnen, muss man der Beste sein, und wir sind Ihr Partner, wenn es darum geht, Ihren Kunden zu helfen, die Besten zu sein.